Apreciado Cliente.
Nuestro propósito es mantener una relación sólida y de mutuo beneficio con los clientes. Por esta razón hemos preparado el presente documento que junto con las demás formalidades asociadas al proceso de vinculación, buscan informarlo adecuadamente sobre la forma como prestamos los servicios.
El presente documento se encuentra disponible en nuestra Página Web y su enlace de acceso, se informa en los Planteamientos de Honorarios Profesionales compartidos.
De esta forma, su aceptación a nuestro planteamiento por cualquier medio y/o el diligenciamiento de contratos, confirman su aceptación a los presentes Términos y Condiciones Generales (en adelante “Términos y Condiciones”).
I. Determinación de las Partes: Para efectos de los presentes Términos y Condiciones, se entenderá por las siguientes expresiones lo indicado a continuación: (i) Cliente (el “Contratante”): La parte que acepta la propuesta por escrito (vía correo electrónico o el que haga sus veces); (ii) FAROLA CONSULTING S.A.S. (el “Contratista”): El equipo de trabajo de la persona jurídica que ejecuta el encargo; (iii) Partes: Cliente (el “Contratante”) y FAROLA CONSULTING S.A.S. (el “Contratista”).
II. Ámbito de Aplicación: Los presentes Términos y Condiciones generales se aplicarán a cualquier servicio prestado por el Contratista al Contratante, a excepción de aquellos servicios en virtud de los cuales se haya estipulado algo distinto en el Planteamiento de Servicios o se haya suscrito un Contrato de Prestación de Servicios Especializado.
III. Documentos Integrantes de la Prestación del Servicio: Se entenderá que tanto lo estipulado en el Planteamiento de Honorarios Profesionales como en los presentes Términos y Condiciones, hacen parte integrante del contrato celebrado entre el Contratante y el Contratista. En los casos en los que se haya establecido algo distinto en el Planteamiento o se haya suscrito un Contrato de Prestación de Servicios Especializado, primará lo allí dispuesto.
IV. Índole de las Relaciones: Se regulan relaciones puramente civiles que vinculan a personas naturales o jurídicas independientes y asesores externos, sin que exista relación de subordinación entre el Contratante y el Contratista.
V. Naturaleza del Servicio: La prestación de los servicios ofrecidos por el Contratista, y los cuales se encuentran en el Ámbito de Alcance de los presentes Términos y Condiciones, se limitan a los asuntos señalados en el Planteamiento de Honorarios Profesionales.
VI. Asuntos Especiales: Por la naturaleza de la relación no existe compromiso alguno por parte del Contratante de encomendar a al Contratista asuntos profesionales o gestiones diferentes a los comprometidos dentro del objeto del Planteamiento de Servicios Profesionales. Sin embargo, este último colaborará con los profesionales externos que eventualmente sean contratados por la primera, en el suministro de información y orientación que esté a su alcance, con el fin de ofrecer una asesoría integral al Contratante, en las áreas ofrecidas.
VII. Actualización de Honorarios en Asesorías Permanentes: Los honorarios que se pacten por asesorías permanentes, se actualizarán anualmente con base en el incremento Salario Mínimo Mensual Legal Vigente aplicable a la República de Colombia (SMMLV) del año actual, salvo aquellos casos en los que las Partes acuerden conjuntamente incrementar, disminuir, mantener o ajustar el valor de los honorarios, caso en el cual primará lo allí acordado.
VIII. Honorarios Adicionales: Se entiende que si el Contratista y el Contratante acuerdan extender la prestación del servicio profesional a otra materia o asunto diferente de los enunciados en el Planteamiento de Servicios Profesionales, los términos aplicables a dichos servicios agregados se pactarán de forma separada, teniendo en cuenta que los honorarios adicionales se cobrarán en función de las horas de trabajo invertidas en su desarrollo, a la tarifa que en su momento establezca el Contratista, de acuerdo con la categorización del profesional que se designe para la atención del servicio adicional.
IX. Servicios de Terceros: Para determinados asuntos, el Contratista podrá contar con la asesoría y servicios de sus asesores externos. Así mismo para determinados eventos, tales como traducciones, estudios económicos, diligencias administrativas, entre otros, el Contratista podrá subcontratar dichos servicios con terceros, quienes están formalmente vinculados al Contratista a través de acuerdos de asociación o contratos de prestación de servicios profesionales y prestan sus servicios con los mismos estándares de calidad del Contratista.
X. Reembolso de Gastos Operativos: Los gastos para el perfeccionamiento de la gestión, tales como copias, transporte, alojamiento, trámites en Cámaras de Comercio, Superintendencias y otras entidades administrativas, entre otros, serán asumidos de forma exclusiva por el Contratante, según las respectivas cuentas de cobro y/o facturas relacionadas por el Contratista. Por lo tanto, el Contratante deberá reembolsar al Contratista, el valor correspondiente a tales gastos en caso de que él, de forma excepcional, los haya asumido directamente. Por tanto, se establece que no será obligación del Contratista asumirlos, por tanto, el Contratante deberá dar alcance a la cobertura de dichos valores de acuerdo con el acompañamiento que para el efecto le brinde el Contratista.
XI. Obligaciones del Contratante: Serán obligaciones del Contratante, las siguientes: (i) Pagar al Contratista el valor de los honorarios dentro de los términos estipulados en el plan de trabajo del presente documento; (ii) Reconocer al Contratista intereses corrientes y moratorios según el caso, por razón de cualquier suma que adeude al Contratista, liquidados a la tasa de interés máxima autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, desde el día en que se constituya en mora y hasta la fecha del pago efectivo; (iii) Suministrar de forma oportuna toda la información que requiera el Contratista; (iv) Sufragar todos los gastos inherentes a los trámites contratados tales como servicios de fotocopias, gastos notariales, gastos de Cámara de Comercio, entre otros; (v) Reembolsar todos los gastos operativos, de comunicaciones, de transporte, y pago de eventuales viáticos en favor del Contratista.
XII. Obligaciones del Contratista: Serán obligaciones del Contratista, las siguientes: (i) Obrar con diligencia en los asuntos a él encomendado; (ii) Resolver las consultas con la mayor celeridad posible; (iii) Reportar al Contratante oportunamente, toda dificultad para la debida ejecución del contrato; (iv) Determinar el equipo de trabajo designado para la ejecución del encargo, tratando de respetar el querer del Contratante.
XIII. Información Confidencial: Las Partes se obligan a mantener en secreto toda la información revelada por cada una o conocida por ellas con ocasión al contrato y a no revelarla a terceras personas, incluso después de terminarse el contrato, salvo que una parte lo autorice a la otra por escrito. Será “información confidencial” toda información que revelen mutuamente las Partes o conozcan directamente o a través de terceros con ocasión del presente contrato. Una parte solo podrá utilizar la información revelada por la otra o conocida directamente o a través de terceros para cumplir la finalidad del contrato y en caso de tener que revelar a sus trabajadores, ayudantes o empleados dicha información, deberá garantizar que estos guarden igualmente secreto y sigilo en el uso de dicha información. Las Partes se obligan a devolverse mutuamente toda la información con ocasión del presente contrato una vez el contrato finalice por cualquier causa.
XIV. Responsabilidad del Contratista: Las Partes reconocen y aceptan que: (i) Las obligaciones del Contratista son de medios y no de resultado y las decisiones que se adopten en el curso de la asesoría serán las finalmente establecidas por el Contratante aun cuando estas se basen en la orientación del Contratista y sus asesores; (ii) De cometerse un error por causa de una información incompleta o errónea suministrada por el Contratista, el Contratista no será responsable por el daño que ello pudiera ocasionar; (iii) En caso de cometerse un error por parte de terceros que el Contratista haya recomendado al Contratante, éste no será responsable de los daños ocasionados por aquellos.
Parágrafo Primero. En todo caso, la responsabilidad del Contratista, por el incumplimiento a cualquiera de las obligaciones que conforme al presente Contrato le correspondan, queda limitada al pago de los daños directos ocasionados al Contratante, el cual por ningún motivo podrá exceder del total del valor de los honorarios establecidos en el Planteamiento de Honorarios Profesionales aplicable y aceptados por el Contratante. Por lo tanto, en ninguna circunstancia, ya sea mediante responsabilidad extracontractual, contractual o de otro modo, el Contratista, colaboradores o proveedores autorizados, serán responsables ante el Contratante o cualquier otra persona, del daño directo que exceda el valor total de los honorarios pactado entre las Partes.
Parágrafo Segundo. Así mismo el Contratante acepta que este pago será el pago único y total por los daños y perjuicios que le sean imputables al Contratista, colaboradores o proveedores autorizados.
Parágrafo Tercero. En ninguna circunstancia, ya sea mediante responsabilidad extracontractual, contractual o de otro modo, el Contratista, colaboradores o proveedores autorizados, serán responsables ante el Contratante o cualquier otra persona, por lucro cesante, ni por daños consecuenciales, indirectos especiales, o incidentales, o ingresos no obtenidos, derivados de la prestación de los servicios regulados en el Planteamiento de Honorarios Profesionales y en los presentes Términos y Condiciones.
Parágrafo Cuarto. Adicionalmente, las Partes expresamente entienden y aceptan que, en aquellos casos de servicios de consultoría, durante la asesoría se realizarán las salvedades pertinentes en caso de disparidad importante sobre la aplicación de las disposiciones legales o tributarias. Por tanto, el Contratante entiende y acepta que el Contratista y/o sus colaboradores actúan como asesores y consultores, y que cualquier decisión final corresponde al Contratante, después de que él haya dado consideración mesurada al asesoramiento prestado. De esta forma, se establece que la naturaleza de la asesoría no es operativa; por ello es necesario entender y aceptar de manera mutua que la implementación de recomendaciones y la ejecución de labores estarán a cargo exclusivo del Contratante. Por tanto, el Contratista no será responsable en ninguna circunstancia por las decisiones adoptadas por el Contratante en el marco de la asesoría, aun cuando las mismas hayan sido adoptadas con base en lineamientos o recomendaciones del Contratista y/o de sus colaboradores. Por tanto, el Contratante exime de responsabilidad al Contratista y colaboradores.
XV. Conocimiento del Contratante: Para poder adelantar sus gestiones el Contratista requiere cierta información básica de sus Clientes, la cual deberá ser suministrada a través de una solicitud previa. El Contratista se reserva el derecho de verificar esta información y de solicitar información adicional en el evento de considerarlo necesario.
XVI. Declaración de Origen de Fondos: El Contratante declara que todas las actividades, recursos o bienes que conforman su patrimonio, provienen de actividades lícitas, de conformidad con la normatividad colombiana. En consecuencia, ninguno de los activos que conforman esta universalidad proviene del ejercicio de alguna actividad ilícita dentro de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique, aclare o adicione. Así mismo, el Contratante declara que: (i) por ningún motivo, formará o participará en actividades relacionadas con el lavado de activos, captación ilegal y demás actividades prohibidas en materia económica; (ii) que no admitirá que terceros efectúen depósitos en sus cuentas con fondos provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, así como tampoco efectuará transacciones destinadas a tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas; (iii) que no se encuentra en ninguna lista de reporte internacional o bloqueado por actividades de narcotráfico, lavado de activos, o delitos asociados al turismo sexual en menores de edad, incluyendo, pero sin limitarse a la lista OFAC; (iv) que en su contra no se adelanta ningún proceso en instancias nacionales o internacionales o sentencia penal condenatoria por alguno de los aspectos anteriores. Debido a lo anterior, el Contratante acepta que en el evento en que llegue a ser condenado o incluido en alguna lista nacional o internacional que tienda a desestimular tales actividades ilegales, será responsables por los daños y perjuicios que dicha sentencia o reporte le ocasione al Contratista, o colaboradores autorizados. En esa medida, declara que asume una responsabilidad de indemnidad por cualquier concepto relacionado con los daños y perjuicios que puedan causarse al Contratista con ocasión a la fuente u origen ilegal de los fondos y actividades desplegadas.
Parágrafo Único. En caso de que el Contratante sea incluido en una lista que pretenda desestimular el ejercicio de actividades ilegales, deberá dar aviso inmediato al Contratista, para que esta tome las precauciones del caso, dentro de las cuales se encuentra la posibilidad de solicitar, sin reconocimiento de indemnización, multa o cláusula penal alguna, la terminación unilateral de todos los vínculos jurídicos que se hayan formalizado entre las Partes. Por tanto, el Contratante exime al Contratista o colaboradores autorizados, de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere proporcionado en este documento, o por la violación de las cargas asumidas en virtud de la suscripción de este documento.
XVII. Licitud de la Gestión Encomendada: En atención a lo dispuesto por el artículo 340A de la Ley 599 de 2000, el Contratante declara y garantiza que no ha sido, ni es, ni será parte de un Grupo Delictivo Organizado, ni de un Grupo Armado Organizado, ni de ninguna organización que se asemeje a las anteriores, y que no ha tenido, ni tiene, ni tendrá como finalidad la realización de alguna conducta que tenga como objeto o como efecto un fin ilícito o inmoral. En tal sentido, el Contratante mantendrá indemne e indemnizará cualquier daño causado al Contratista, sus empleados y vinculados económicos con ocasión de la falsedad en la declaración y garantía contenida en esta cláusula, sin perjuicio de que el Contratista pueda dar por terminado todos y cada uno de los negocios que lo vinculen con el Contratante en atención a la sola sospecha fundada de que esta cláusula ha sido violada.
XVIII. Protección de Datos Personales: Aplicarán las condiciones y Política de Tratamiento de Datos Personales de los que disponga el Contratante y las cláusulas de confidencialidad firmada entre las partes.
XIX. Solución de Controversias: Las Partes acuerdan que las diferencias que se pudieren presentar con ocasión o que guarden relación con la celebración, interpretación, ejecución, cumplimiento y terminación del presente acuerdo serán dirimidas de conformidad con los siguientes mecanismos, a los que se acogerán las Partes obligatoriamente en su orden respectivo: (i) El Representante Legal o apoderado del Contratante Persona Jurídica o directamente el Contratante persona natural, realizarán una reunión presencial o virtual el Contratista con la finalidad de solucionar las controversias que hayan surgido; (ii) En caso de no llegar a un acuerdo, los interesados intentarán solucionar las diferencias mediante el mecanismo de la conciliación en la Cámara de Comercio de Cali; (iii) En el evento en que no se logre acuerdo conciliatorio, bien sea por la inasistencia de las Partes o alguna de ellas a la respectiva audiencia o por el hecho de no lograrse acuerdo alguno, podrá ser sometida a arbitraje. Para el efecto, aplicará lo dispuesto de forma especial en el Planteamiento de Honorarios Profesionales o anexo que establezca Cláusula Compromisoria para regir las relaciones y controversias que se ocasionen entre las Partes.
XX. Causales de Terminación de la Relación Comercial: Serán causales para la terminación de la relación comercial con el Contratante, sin que como consecuencia de dicha terminación se genere ningún tipo de responsabilidad para el Contratista, las siguientes: (i) la mora superior a cuarenta y cinco (45) días en el pago de los honorarios profesionales establecidos en el correspondiente Planteamiento de Honorarios Profesionales vigente; (ii) el no suministro de información adecuada, veraz y eficaz para adelantar nuestras gestiones; (iii) la desatención reiterada a nuestras solicitudes de información necesarias para adelantar un trámite en particular; (iv) el engaño, manipulación, tergiversación, o suministro erróneo de información que signifique un riego potencial en el buen nombre del Contratante y del Contratista frente a autoridades, la contraparte y terceros; (v) cualquier otra situación o hecho que a juicio y criterio del Contratista genere algún tipo de riesgo para el buen nombre del Contratista y la adecuada atención del asunto encomendado. Sin perjuicio de lo anterior, ante la ocurrencia de cualquiera de los hechos descritos anteriormente, queda a discreción del Contratista la facultad de dar por terminada la relación comercial y sus obligaciones.
En todo caso, el Contratista se reservará la facultad de dar por terminada la relación comercial con el Contratante de forma unilateral, sin que con ello esté obligado al reconocimiento de indemnización o sanción alguna.